Devi scrivere una lettera, fare un CV, mettere insieme un budget familiare in un foglio di calcolo. Apri il computer, ti aspetti di trovare Word — e ti accorgi che non c'è. Microsoft Office si paga: 99 € all'anno per la versione famiglia. Te lo chiede anche un piccolo pop-up gentile in alto a destra.

Domanda legittima: "Esistono alternative gratuite serie? E sono davvero gratis, o c'è una fregatura?". Risposta breve: sì esistono, sì sono serie, e per la maggior parte degli usi domestici sono sufficienti. Te lo spiego con numeri e casi concreti.

Cosa stai davvero pagando con Microsoft 365

L'abbonamento Microsoft 365 Famiglia in Italia (2026) costa circa 99 €/anno e include:

  • Word, Excel, PowerPoint, Outlook (versioni desktop complete) per fino a 6 utenti.
  • 1 TB di OneDrive per ciascun utente (6 TB totali).
  • Microsoft Defender consumer (antivirus extra), Microsoft Editor.
  • Aggiornamenti continui, supporto.

La versione Microsoft 365 Personal costa circa 70 €/anno per un singolo utente con 1 TB di OneDrive.

Esiste anche Office 2024 in licenza una tantum (acquisto unico, ~150 €), ma sostanzialmente Microsoft sta spingendo tutti verso l'abbonamento.

Ora la domanda non è "Office vale 99 €?", è "Office + 1 TB di cloud per 6 persone vale 99 €?". Per molte famiglie sì, perché 6 TB di cloud da soli costerebbero molto di più.

Le quattro alternative serie (e come si confrontano)

1. Google Workspace (Docs, Sheets, Slides)

L'alternativa più popolare al mondo. Documenti, fogli di calcolo, presentazioni, completamente gratuiti per uso personale con un account Google.

Punti forti:

  • Niente da installare. Funziona dentro il browser, sempre aggiornato.
  • Collaborazione in tempo reale insuperabile: 5 persone scrivono contemporaneamente nello stesso documento, vedi i cursori muoversi.
  • Salvataggio automatico continuo. Niente "ho perso il file".
  • 15 GB gratis di Google Drive (condivisi con Gmail e Foto).
  • Cross-platform: iPhone, Android, Mac, Windows, Linux. Tutti uguali.

Punti deboli:

  • Funziona meglio online; offline è limitato (devi attivare manualmente la modalità).
  • Sheets è potente ma non quanto Excel su funzioni avanzate (macro VBA, pivot complesse).
  • I tuoi dati sono in mano a Google.
  • Per documenti molto formattati (lettere ufficiali, layout complessi), Word è ancora superiore.

Adatto a: lavoro collaborativo, studenti, scrittura di articoli e relazioni, fogli di calcolo medi, presentazioni base.

2. LibreOffice

L'alternativa open-source storica. Si installa sul computer (Windows, Mac, Linux), totalmente gratuita, niente abbonamenti, mai. Include Writer (Word), Calc (Excel), Impress (PowerPoint), Draw (disegno), Base (database).

Punti forti:

  • Gratis, davvero, per sempre. No abbonamento, no rinnovi.
  • Funziona offline al 100%: nessuna dipendenza dal cloud.
  • Apre e salva tutti i formati Microsoft (.docx, .xlsx, .pptx).
  • Molto ricco di funzioni: chi sa usarlo bene può fare quasi tutto quello che fa con Office.
  • Niente Big Tech, niente raccolta dati.

Punti deboli:

  • L'interfaccia è meno moderna ed elegante di Office.
  • Compatibilità con file Office molto complessi non è perfetta: una macro VBA, un PowerPoint con animazioni elaborate, un Excel con tabelle pivot annidate possono dare problemi all'apertura.
  • Niente sincronizzazione cloud nativa (devi gestirti il backup).

Adatto a: chi vuole indipendenza dai giganti tech, lavoro offline, computer di base, anziani che non vogliono abbonamenti.

3. Apple iWork (Pages, Numbers, Keynote)

La suite di Apple, completamente gratuita per chiunque abbia un Mac, iPad o iPhone. Pages corrisponde a Word, Numbers a Excel, Keynote a PowerPoint.

Punti forti:

  • Gratuita, già installata sui dispositivi Apple.
  • Esteticamente eccellente: Keynote produce presentazioni più belle di PowerPoint, e nessuno lo dirà nei convegni ma è vero.
  • Sincronizzazione automatica via iCloud tra dispositivi Apple.
  • Collaborazione in tempo reale (come Google Docs).

Punti deboli:

  • Solo Apple. Su Windows ti servono le versioni web (iCloud.com), che sono limitate.
  • Compatibilità con .docx/.xlsx funziona ma non è perfetta. Documenti formattati possono perdere stile alla conversione.
  • Numbers è meno potente di Excel su calcoli complessi.

Adatto a: chiunque abbia un Mac per uso personale, scrittura quotidiana, presentazioni belle.

4. Microsoft 365 Online (la versione gratuita di Office)

Pochi lo sanno: Word, Excel e PowerPoint hanno una versione web completamente gratuita su office.com. Funziona dal browser, basta un account Microsoft (anche gratuito). Le funzioni sono ridotte rispetto alla versione desktop a pagamento, ma per uso base bastano.

Punti forti:

  • È Office vero, niente conversioni o problemi di compatibilità.
  • Gratis. 5 GB di OneDrive inclusi.
  • Collaborazione in tempo reale.

Punti deboli:

  • Funzioni avanzate mancano (macro, alcuni strumenti di Excel, opzioni di stampa raffinate).
  • Solo online, niente uso offline.
  • 5 GB di OneDrive si esauriscono in fretta.

Adatto a: chi usa Office occasionalmente, chi non vuole pagare ma vuole proprio Office.

Quando vale la pena pagare Microsoft 365

Cinque situazioni concrete in cui i 99 € sono soldi spesi bene:

  1. Hai una famiglia di 4-6 persone e ognuno ha bisogno di Office + cloud. 99 €/anno per 6 persone = 1,40 €/mese a testa con 1 TB cloud incluso. Imbattibile.
  2. Lavori in ambito professionale dove Word, Excel e PowerPoint sono il linguaggio standard (consulenza, finanza, contabilità, pubblica amministrazione). Le alternative ti rendono "il diverso" che invia file con formattazione strana.
  3. Usi Excel a livello avanzato: macro, tabelle pivot complesse, modelli finanziari. Calc di LibreOffice e Google Sheets non reggono il confronto.
  4. Hai bisogno di Outlook per gestire mail di lavoro complesse. Gli altri client sono buoni ma Outlook resta lo standard aziendale.
  5. Vuoi semplicemente non pensarci: lo standard funziona, paghi, hai pace mentale.

Quando le alternative gratuite bastano

Cinque casi in cui pagare è uno spreco:

  1. Uso casalingo basic: lettere, qualche foglio di calcolo per la spesa, presentazioni occasionali. LibreOffice o Google Docs fanno tutto.
  2. Hai un Mac: iWork è gratis, bello, sufficiente per la maggior parte degli usi.
  3. Sei studente: la maggior parte delle scuole e università italiane offre Microsoft 365 Education gratis agli studenti con email istituzionale. Verifica con la tua scuola prima di pagare.
  4. Lavori in modo collaborativo: per scrivere insieme su un documento, Google Docs è superiore a Word, anche pagando.
  5. Non vuoi abbonamenti: LibreOffice è gratis per sempre, mai un rinnovo, mai un costo nascosto.

Compatibilità tra suite: cosa sapere

Tutte le alternative aprono e salvano in formato Microsoft (.docx, .xlsx, .pptx). Ma con due gradi di "fedeltà":

  • Documenti semplici (testo, qualche tabella, immagini base): conversione praticamente perfetta. Nessun problema.
  • Documenti complessi (con macro, animazioni elaborate, formule avanzate, layout intricati): possono perdere parti alla conversione. Soprattutto Excel con macro VBA, PowerPoint con transizioni elaborate.

Regola pratica: se devi consegnare un documento a qualcuno che usa Microsoft Office, salva sempre nel formato Microsoft (.docx) e aprilo in Word/Excel/PowerPoint prima di inviarlo, per controllare che la conversione sia pulita. Apri online su office.com se non hai Word desktop.

I casi speciali da conoscere

Microsoft 365 Education (gratis per studenti)

Se sei iscritto a un'università o scuola superiore italiana, hai quasi certamente diritto a Microsoft 365 Education gratuito con la tua email istituzionale (.edu.it, .uniroma.it, ecc.). Include Word, Excel, PowerPoint desktop, Teams, OneDrive 1 TB. Vai sul sito della tua scuola → portale studenti → di solito c'è il link per attivarlo.

Family Sharing

Microsoft 365 Famiglia consente di condividere l'abbonamento con 5 altre persone (totale 6 utenti). Ognuno ha il suo OneDrive da 1 TB, le sue licenze, la sua privacy. Per famiglie e gruppi di amici fidati, il costo per utente diventa irrisorio.

OnlyOffice e WPS Office

Due alternative meno note che vale la pena conoscere:

  • OnlyOffice (origine russa, ora gestita in Lettonia): ottima compatibilità con i formati Microsoft, interfaccia che ricorda Office moderno. Versione community gratuita.
  • WPS Office (origine cinese): gratis, ottima compatibilità, ma in Europa diversi esperti consigliano cautela per via della raccolta dati. Per uso privato non sensibile va bene; per lavoro con dati riservati, evitalo.

La morale

Microsoft Office non è più indispensabile come 15 anni fa. Per la maggior parte degli usi domestici, Google Docs o LibreOffice sono gratis e fanno il lavoro. Mac users hanno iWork già incluso. Studenti spesso hanno Office gratis tramite la scuola.

Pagare 99 € l'anno ha senso se: famiglia numerosa, lavoro professionale che richiede Office come standard, uso avanzato di Excel, o se vuoi semplicemente la pace mentale di "uso lo standard". Per tutti gli altri, le alternative gratuite non sono un compromesso: sono spesso la scelta più razionale.

La cosa importante è scegliere consapevolmente, non per inerzia. I 99 € all'anno per dieci anni sono mille euro. Vale la pena fare almeno una volta i conti.